La piattaforma per la dematerializzazione dei documenti, oltre alla riduzione dell’uso della carta, offre una migliore tracciabilità, accesso istantaneo e archiviazione rapida tramite app [VIDEO]
Che peso ha nel budget annuale delle aziende l’intero processo di gestione della documentazione interna? Considerando che ogni foglio prodotto costa circa 2 euro l’anno, che ogni individuo ne stampa, in media, 32 al giorno e che il 75% della modulistica è in formato cartaceo, la cifra rischia di essere molto elevata. Tuttavia, con il proliferare di strumenti tecnologici sempre più innovativi, tutte le operazioni di controllo degli archivi risultano obsolete e svantaggiose sia in termini di costi che di spazio fisico occupato, oltre che dannose per l’ambiente. Alcuni studi hanno messo in luce infatti che eliminare la stampa di 1 foglio su 5 ridurrebbe di circa 800mila tonnellate le emissioni inquinanti. Diminuire l’uso della carta, quindi, significa salvare alberi (per produrre 1 tonnellata di carta vergine occorrono 15 alberi) e risparmiare denaro.
Nello scenario di trasformazione digitale, nel quale tutte le imprese sono chiamate sempre più ad essere protagoniste, anche il futuro dell’archivio documentale non può che essere la completa dematerializzazione. Per questo nasce Firmadoc, la piattaforma che permette di creare qualsiasi template di documento e attraverso l’app sul tablet si potranno riempire i campi e farlo firmare. Una copia in pdf verrà memorizzata su cloud e un’altra inviata per email al cliente senza stampare una sola pagina. Questo sistema presenta reali vantaggi su più fronti: un ambiente di lavoro più eco-sostenibile, meno spazi occupati, accesso istantaneo ai dati, tracciabilità e conservazione sicura, documenti giuridicamente validi e non soggetti a deterioramento.
COME FUNZIONA
Grazie all’aiuto di un editor wysiwyg (what you see is what you get), è possibile personalizzare e formattare in modo semplice e intuitivo qualsiasi file, inserendo campi dinamici di testo, textarea, checkbox, spazi per la firma e immagini. Una volta completato il processo, il modulo è pronto per essere compilato dagli utenti attraverso un tablet, inserendo le voci richieste e firmando direttamente tramite l’app. Una copia in pdf verrà memorizzata su cloud e un’altra sarà inviata via email al destinatario interessato. Nessuna pagina verrà stampata, ma tutti i dettagli saranno sempre disponibili e consultabili sulla piattaforma.
“L’idea di sviluppare questo sistema nasce da episodi reali. Quante volte ci è capitato di ritrovarci a firmare un’infinita serie di documenti, tra liberatorie per la privacy in hotel, contratti, ricevute fiscali e molto altro? Proprio durante un incontro di lavoro, durante il quale ho dovuto aggiornare manualmente la mia anagrafica, ho riflettuto su quanta carta e inchiostro si sarebbero potuti risparmiare se quei fogli fossero stati digitali e quanti metri cubi di spazio per lo stoccaggio di tutta quella documentazione potevano essere liberati”, afferma il brand manager Alessandro Papini. “Firmadoc.cloud rappresenta per le aziende una soluzione efficace anche per il backup delle informazioni, che avviene in automatico, agevola l’archiviazione e la tracciabilità dei file e riduce al minimo i costi di gestione, oltre a minimizzare il rischio di perdita di dati.”
Firmadoc è distribuito in Italia da s-mart.
Agenzia di comunicazione a Milano specializzata in media relation, creazione di contenuti, gestione piattaforme social e Digital PR.
Via Moisè Loria, 23 | 20144 Milano | Tel. 02.97699600 | Email: staff@napermultimedia.it
